経営者の時間管理｜氣の経営×GTD×Googleカレンダー

profile：
内田游雲（うちだゆううん）
ビジネスコンサルタント、経営思想家、占術家。静岡県静岡市に生まれる。中小企業経営者に向けてのコンサルティングやコーチングを専門に行っている。30年以上の会社経営と占術研究による経験に裏打ちされた実践的指導には定評がある。本サイトの「運の研究－洩天機－」は、氣と運をテーマにしている。座右の銘は、「木鶏」「千思万考」。

時間管理できない原因は、能力不足ではなく割り込み仕事とスマホ通知で気が散る社会そのものの構造にある。
対策は、GTD（Getting Things Done）で未処理を外に出し、「次の行動」に変えて混線を解消することだ。
さらにGoogleカレンダーでタスク管理し、集中時間・窓口時間・回復時間を先に確保すると一日が回り出す。
忙しさを根性で押し切らず、気を整え、気を巡らせる設計に切り替える。

時間管理ができない原因は、予定より先に割り込み仕事とスマホ依存が一日を削ることにある。
経営者が時間がないのは設計不足だ。
仕事が終わらない構造を見える化する。

守るべきは気合いではなく、あなたの可処分時間だ。
時間が消える感覚は錯覚ではなく、情報・通知・小さな依頼が「気の入口」を開けっぱなしにしている状態だ。
ここでは、経営者の一日が削られる典型パターンを図にして、何を減らし、何を残すかの基準線を作る。
忙しさを美徳にしない。
流れを取り戻す準備をする。

時間管理できない原因は何か。
ここで一度、自分を叱るのをやめてみる。
そもそも今の社会は、気が散るように作られている。

さらに経営者は判断回数が多い。
決断、確認、返信、相談。
頭の中が常時オンライン会議になり、会議室の空調が壊れて暑いのに誰も直さない、みたいな状態になる。

人は「未処理」が残ると、脳が勝手にリマインドを回し続ける。
これが集中力を削る正体だ。
だから「やることが多すぎる」と感じる日は、実はタスク量より未処理の在庫が重い。
仕事が終わらない原因は、時間の長さではなく気が分断される構造にある。

ここでの大事な捉え方はこうだ。
時間管理とは、予定を完璧に守ることではなく、気を整えるために「気が散らない状態」を先に作ることだ。
頑張りの追加で解決しようとすると、燃料切れの車に気合いで坂を登らせる羽目になる。
まず必要なのは、散らかり方を理解することだ。

そして、空を見上げるように、時代の仕組みも眺めてみる。
テレビ、YouTube、SNS、スマホゲーム、通知、そして「おすすめ」。
これらは便利で、気晴らしにもなる。
ただし無防備だと、こちらの可処分時間が吸われる。

入口があまりにも軽く作られている。
「ちょっとだけ見る」が、気づけば「もう一本だけ見る」になり、最後は「なぜ私は今これを見ているのか」という哲学に到達する。
人は弱いからではない。
設計が強すぎるからだ。

だから、ここは天気予報として扱う。
雨を責めても晴れない。
時代を責めても時間は戻らない。
戻せるのは、自分の扱い方だ。

気晴らしは必要だが、回復と浪費は別物になる。
回復は心身が戻る。
浪費は疲れが上書きされる。
ここを見分けるだけで、気を巡らす余白が生まれる。

まずは「奪われる前提」を知り、入口を絞る準備をすることから始める。

ここまで分かれば大丈夫だ、次は「私が悪い」を下ろして、時間の減り方そのものを見直す。

「忙しいほど頑張っている」という思い込みは、かなり手強い。
経営者ほど、忙しさが勲章になりやすいからだ。
けれど忙しさは、成果と必ずしも一致しない。
忙しいのに利益が残らないこともあるし、忙しいのに大事なことが進んでいない日もある。

ここで大切なのは、忙しさを否定することではない。
忙しさを“状態”として扱い、整える材料にすることだ。

人は、忙しいと「考える時間」を失う。
すると判断が荒れる。
荒れた判断は、さらに割り込みを増やす。
まるで、片付ける時間がないから机が散らかり、散らかった机のせいで仕事が遅くなる、という永遠のループだ。

ここでの転換は、忙しさを「自分の価値」ではなく、ｘとして見ることになる。
そうすれば、責める感情が減り、手が動きやすくなる。

次に「予定は守れないもの」という思い込みを緩める。
守れないのは予定が弱いからではなく、割り込みの入口が開きっぱなしだからだ。
割り込み仕事は悪ではない。
むしろ経営は、割り込みに価値がある場面も多い。

問題は無秩序だ。
緊急の相談と、ただの確認と、なんとなくの雑談が同じ温度で飛び込むと、気は細切れになる。

ここでのコツは、割り込みを減らすことではなく、割り込みの置き場所を作ることだ。
受けた瞬間に判断しない。
いったん預ける。

男性は「即断即決」を美徳にしやすいが、即断が続くと決断疲れが起きる。
女性は「全部受けて回す」を選びやすいが、同時並行が続くと心が摩耗する。
どちらも弱さではない。
負荷のかかり方が違うだけだ。
入口を整えると、気は巡りやすくなる。

「気晴らしは必要だから仕方ない」
という思い込みも、少しだけ角度を変える。
気晴らし自体は必要だ。
ただし、回復にならない気晴らしが増えると、翌日の自分が困る。
スマホを開いた瞬間に気分が戻ることもあるが、見終わった後に疲れていることも多い。

ここで言いたいのは、スマホが悪いという話ではない。
スマホは包丁と同じだ。
料理にも使えるし、勢い余ると指も切る。

だから、気晴らしを「回復」と「溶ける」に分ける。
回復は呼吸が深くなる。
溶けるは目が乾く。
分かりやすい。
まずは自分の体感で見分けるといい。

そして最後に、一番効く考え方。
時間がないのではない。
時間を守るルールがないだけだ。

時間管理できない原因は、才能ではなく設計にある。
ここが腑に落ちると、次にやることが自然に決まる。
頭の中の未処理を外へ出し、置き場所を決め、戻す仕組みを作る。

次章はそのための具体手順に入る。
ここまで来たら、もう半分勝っている。
しかし、注意が必要だ。
勝っているのに油断するとスマホを開く。
人はそういう生き物だからだ。

穴を塞ぐと一日が戻る
卦象：山水蒙（さんすいもう）｜まず混線を分ける
変化｜白黒つけず仕分ける
時間管理できない原因が自分の性格だと思えてくると、手が止まる。山水蒙は、霧の中で焦って走らず、まず輪郭をつかむ型だ。大事なのは「区切り」になる。今の自分に必要なのは全部の改善ではない。時間が抜ける穴を三つに区切り、入口を見える形にする。今日できる行動は、紙に「時間を奪う入口」を三つだけ書き、丸をつけることだ。

GTDのやり方を知ると、頭の混線が解消し、時間管理が一気に楽になる。
GTD5ステップと2分ルールでタスクを外に出し、週次レビューで整える。
経営者の判断が軽くなる。

頭が軽くなると、同じ一日でも成果の密度が変わる。
ポイントは優先順位を考え抜くことではなく、未処理を残さない運用に切り替えることだ。
ここでは、気になり続ける案件を「次の行動」に翻訳し、置き場所を決める手順を示す。
迷いが減ると断りやすくなり、相談も整理される。
経営者の判断が静かに冴えてくる。

頭の中が重い日は、仕事量よりも「気になること」の数が多い。
ここで使うのがGTDだ。
GTD（Getting Things Done）は、頭の中の未処理を外に出し、次の行動に変換して、安心して実行できる状態を作る仕事術である。
効率化のテクニックというより、混線を止める仕組みとして見ると理解が早い。

人は未完了があると、脳が自動でリマインドを回す。
メールの返事、見積の確認、会議の準備。
たとえ今やらなくていいことでも、気になる限り意識の端で鳴り続ける。
これが集中を削るノイズになる。

だから、まずは頭の中を保管庫にしない。
紙でもアプリでもいい。
収集箱を作り、気になることをすべて外へ出す。

ここで大事なのは「整理しながら書かない」ことだ。
完璧に分類しようとすると止まる。
まずは出す。
出すと呼吸が深くなる。

気を整えるとは、まず外に出すことから始まる。
頭の中に溜めるほど、気は詰まる。
詰まると判断が雑になる。
経営者の判断が雑になると、現場の空気も雑になる。怖い話だが、実話である。

次に処理だ。
収集した項目を見て、
「これは次に何をするか」
に翻訳する。
返事をするのか、電話をするのか、資料を作るのか。

人は抽象語のままでは動けない。
「企画を考える」は動けないが、「企画の見出しを3つ書く」は動ける。
ここで初めて、行動に変わるタスクになる。

整理では、置き場所を決める。
今日やるのか、今週なのか、保留なのか。
置き場所が決まると、探す時間が減る。
経営者は判断が多い分、探す時間が積み重なると疲れる。
探さなくていいだけで、かなり軽くなる。

そして実行は、できることから回す。
優先順位を完璧に決めるより、今できることを進めるほうが流れは出る。
気を巡らすとは、止めないことだ。
止めないために、まず小さく動かす。

2分ルールもここで効く。
2分以内でできることは、その場でやる。
リストに入れるより早い。
小さな未完了が減ると、心が静かになる。

返信ひとつ、予約の変更ひとつ。
侮らない。
砂粒を落とすと、足取りが変わる。

ここまでやると分かる。
時間管理とは、優先順位の才能ではない。
未処理を減らす運用のことだ。
頭の中を静かにする技術が、結果として生産性を上げる。

静かな頭は、決断を誤りにくい。
経営者にとって一番高いコストは、間違った判断だからだ。

GTDを回し始めると、最初に変わるのは「気分」だ。
仕事は減っていないのに、胸の圧が少し落ちる。
理由は単純で、未処理が頭の中から外へ移るからだ。
人は何かを抱えているだけで疲れる。

リュックに石が入っているのに「気合いで歩け」と言われても、そりゃ肩が凝る。
だから、まず石をリュックの外に出す。
これが気を整える第一歩になる。

ここで効くのが2分ルールだ。
2分以内で終わるなら、その場でやって消す。
これは「小さな未完了が心を削る」人間心理への対策だ。
未完了は数が増えるほど、気を散らす。

しかも小さいほど扱いが雑になり、雑になるほど目につく。
つまり、気を散らす製造機になる。
返信、確認、短い支払い、予約の変更。
こういう小粒をその場で落とすと、机の上も頭の中も静かになる。

静かになると、大事な仕事に入れる。
ここが大きい。

ただし注意がある。
2分で終わるかどうかを悩み始めたら、それは2分ではない。
人はここで罠に落ちる。
「2分で終わる気がするが、終わらない気もする」という迷子状態だ。

こうなると、心だけが先に疲れる。
迷ったら「次の行動」にして置く。
例えば「請求書対応」ではなく「請求書を開いて金額を確認する」にする。
動ける形に翻訳して預ける。

気を巡らすとは、こういう小さな翻訳を積み重ねることでもある。

次に大きいのが週次レビューだ。
崩れない運用は存在しない。
戻せる運用が大人の仕事になる。
週次レビューとは、収集箱・カレンダー・保留リストを一週間に一度見直して、流れを戻す習慣である。

これを入れると、途中で崩れても焦らなくなる。
「どうせ週末に戻せる」と思えるだけで、気が乱れにくい。
経営者は割り込みが多い。
だからこそ、戻る場所が必要だ。

変化ポイントは二つある。
ひとつは、断りやすくなることだ。
頭の中が整理されると、頼まれごとを受けた瞬間に「今できるか」が見える。
受けるならいつやるか、受けないなら代案は何かが言える。

もうひとつは、相談の質が上がることだ。
経営者が混線していると、相談も混線する。
経営者が整うと、相談も整う。
これは不思議だが、現場の気はちゃんと見ている。

そして最後に、大事な見方を置く。
優先順位が決まらないのではない。
未処理が多すぎて選べないだけだ。

ここが分かると、自分を責める時間が減る。
責める時間は、だいたい何も生まない。
生むのは胃酸くらいだ。

だから次にやることは一つ。
未処理を外へ出し、次の行動に変え、週に一度戻す。
これが、経営者の時間管理を現実に変えるポイントになる。

未処理を外へ出す技法
卦象：沢水困（たくすいこん）｜抱えず外に出す
変化｜動ける形へ小分け
GTDのやり方が分かった気がしても、実際は手が動かない瞬間がある。沢水困は、内側で詰まりが起きる型だ。ここで効くのは「外す」になる。頭の中に置き続けるのをやめ、未処理を外へ出して、次の行動に変えるだけで呼吸が戻る。今日できる行動は、収集箱を一つ作り、気になることを10個だけ書き出すことだ。

Googleカレンダーでタスク管理すると、時間管理が仕組みになる。
通知設定を絞り、Google ToDoリストの使い方と連携で抜け漏れを防ぐ。
割り込みが来ても回る一日を作る。

回る仕組みは、気分に左右されない。
やることを守るには、思い出す努力ではなく、予定として先に囲うことだ。
ここでは、集中時間・窓口時間・回復時間を先に確保し、残りに仕事を配置する設計へ落とし込む。
家庭や体調の揺れがあっても崩れにくい形にする。
毎日が整えば、運用は自然に続く。

ここからは実践だ。
仕組みは、気分に左右されない形にすると強い。
経営者の時間管理が崩れる最大の理由は「思い出す努力」に頼っているからだ。
思い出すのは尊いが、毎日やるには尊さが重い。

そこでGoogleカレンダーを使う。
Googleカレンダーでタスク管理するとは、やることを予定として時間枠に置き、守れる形にする運用である。
ポイントは
「やる気がある日に頑張る」
ではなく、普通の日でも回る配置にすることだ。

まず最初に確保するのは三つだ。
集中時間、窓口時間、回復時間。

集中時間は重要案件に当てる。
窓口時間は相談・連絡・割り込みを集める。
回復時間は体と頭を戻す。
ここを先に入れるだけで、気の流れが変わる。

経営者は忙しいほど回復を削りがちだが、回復を削ると判断が荒れる。
荒れた判断は、さらに余計な仕事を増やす。
これは経営版の自動増殖だ。
だから先に守る。

次にタスクを予定として入れる。
ToDoはToDoのままだと、どこまでも棚の上に置ける。
これは、なんだか怖い。

カレンダーに入れると、置ける場所が限られる。
限られると、自然に優先順位が決まる。
優先順位を考えるより、置ける順で決まっていく感覚だ。
これが気を巡らす。
止めないための配置になる。

そして通知設定だ。
通知は便利だが、同時に気の入口だ。
全部知らせる設定にすると、玄関が自動ドアになり、通行人が通るたびに開いて寒い。

まずは絞る。
集中時間中は通知を切る。
重要な予定だけ通知を残す。
細かい雑務はToDoに寄せる。

通知を減らすと不安になる人もいるが、不安は「見失う恐れ」から生まれる。
見失わない仕組みがあれば、通知は減らせる。

Google ToDoも連携させる。
繰り返しタスク、単発タスク、メール由来タスクを分けて回収する。
忘れるのが悪いのではない。
回収箱がないのが悪い。

回収箱があると、気は落ち着く。
落ち着くと、決めるべきことが見える。
経営者にとって、これが一番のご褒美だ。

最後に見方を変える。
時間を作るのではない。
時間を先に確保し、残りで回す。
ここが腑に落ちると、カレンダーは「予定表」ではなく「経営の器」になる。

器が整うと、気は巡る。
巡ると、仕事はちゃんと前に進むものだ。

ここからは一気に現実が動く、カレンダーに手を入れて「回る一日」を体で取り戻す。

ここまで来たら、あとは「回る一日」を具体的に想像できる形にする。
まずは簡単な例を。

朝一番に60分の集中ブロックを入れる。
ここは売上か、未来の資産につながる仕事に使う。

資料作成でも、企画でも、価格改定の検討でもいい。
大事なのは、集中ブロックの最中に窓口を開けないことだ。
窓口を開くと、気は外へ流れてしまう。

集中時間の後に、30分の窓口時間を置く。
ここで相談・連絡・確認をまとめて処理する。
こうすると、割り込み仕事が「いつでも来ていい」から「この時間に集まる」に変わる。
現場も安心するし、経営者も救われる。

昼以降は、短い集中ブロックをもう一つ置くか、軽いタスク処理の時間にする。
女性の読者で生活負荷が大きい場合は、集中ブロックを短く刻むと回りやすい。
90分が無理なら30分でいい。
男性の読者で決断が多い場合は、会議や相談の窓口を固めると楽になる。

午後は窓口、夕方は翌日の準備、という形にすると、判断の散らばりが減る。
男女の違いではなく、負荷の種類の違いとして設計する。
これが「自分の器を自分に合わせる」ということだ。

割り込みが来た時の扱いも決めておく。
最大のコツは、受けた瞬間に判断しないことだ。
「今決めないと失礼」と思う優しい人ほど、ここで疲れる。
即答が続くと、決断疲れが起きる。

だから、いったんToDoに回収する。
「検討→返答」という次の行動に変えて置く。
窓口時間に処理する。
これだけで、割り込み仕事に振り回される感覚が減る。

断りやすくもなる。
断るのは冷たいことではない。
経営の流れを守る行為だ。
守らないと、結局誰も助からない。

回復時間も入れる。
ここが抜けると、気は巡らない。
回復は贅沢ではない。
回復は投資だ。

短い散歩、湯船、深呼吸、軽い導引。
スマホで気晴らしをしても回復にならない日がある。
見分け方は簡単だ。
終わった後に呼吸が深いなら回復だ。

目が乾いているなら溶けている。
経営者の気を整えるとは、こういう体感の確認でもある。

最後に、続くコツを置く。
完璧を目指さないことだ。
予定が崩れるのは最初から前提だ。
崩れたら戻す。

週次レビューがあるから戻せる。
戻せると思えると、焦りが減る。
焦りが減ると、判断が落ち着く。
落ち着いた判断は、運の流れも戻す。

派手な話ではないが、こういう地味な積み重ねが一番強い。
気合いで時間を作るのではない。
器で守って、淡々と回す。
これが、忙しい経営者でも続く時間管理だ。

先に守ると流れが整う
卦象：水雷屯（すいらいちゅん）｜最初の配置を守る
変化｜守る順を先に決める
Googleカレンダータスク管理を始めても、割り込みで崩れて続かないと感じることがある。水雷屯は、始めの段階で動きが滞りやすい型だ。ここで効くのは「順番」になる。最初に守る枠を決め、そこだけは崩さない。集中・窓口・回復の順を先に置くと、割り込みが来ても戻りやすい。今日できる行動は、明日のカレンダーに回復時間を15分だけ先に入れることだ。